Evidenca delovnega časa po novem
20.11.2023 bodo podjetja spremembe oz.novosti, ki jih prinaša Zakon o spremembah in dopolnitvah zakona o evidencah na področju dela in socialne varnosti (Uradni list RS, št. 50/23, v nadaljevanju: ZEPDSV-A), morala pričeti uporabljati v praksi.
Novela delodajalcem nalaga kar nekaj dodatnih obveznosti, vezanih na vodenje evidence o izrabi delovnega časa, poostrujejo pa se tudi določbe glede sankcioniranja kršitev v zvezi z delovnim časom.
Ključni cilj sprejetih novosti je v zagotovitvi bolj transparentne podlage za učinkovit nadzor nad spoštovanjem zakonskih določb o delovnem času, spoštovanja odmorov, počitkov in ostalih pravic delavcev, vezanih na delovni čas. Urejeno področje delovnega časa in spoštovanje zakonsko predpisanih odmorov in počitkov je namreč izredno pomembno iz vidika obnavljanja fizičnih moči delavca, njegove delovne učinkovitosti ter zagotavljanja varnosti in zdravja pri delu.
Z novelo ZEPDSV-A se natančneje določa za katere osebe je vodenje evidenc o delovnem času obvezno, kateri podatki morajo biti iz evidence delovnega časa razvidni in tudi pravica zaposlenih, da so s temi podatki seznanjeni.
Vodenje evidence delovnega časa je postalo obvezno že leta 2006 s sprejemom Zakona o evidencah na področju dela in socialne varnosti (Uradni list RS, št. 40/06, v nadaljevanju: ZEPDSV) in se do novele ZEPDSV-A še ni spreminjalo ali dopolnjevalo.
Poglavitne novosti, ki jih prinaša novela ZEPDSV-A
Nova definicija pojma delavec
Novela ZEPDSV-A z dopolnitvijo definicije delavca (dopolnjena 9. alineja 2. člena ZEPDSV-A) razširja krog oseb za katere je podana obveza vodenja evidenc delovnega časa.
Po novem se kot delavec v smislu zakona, poleg oseb, ki so v delovnem razmerju, šteje vsaka oseba, ki na kakršni koli pravni podlagi opravlja delo pri delodajalcu, pod pogojem, da ga opravlja osebno in je vključena v delovni proces delodajalca ali pretežno uporablja sredstva za opravljanje dela, ki so del delovnega procesa uporabnika.
To v praksi pomeni, da je beleženje delovnega časa obvezno tudi za vse študente in honorarne sodelavce, ki delo opravljajo bodisi preko avtorske ali podjemne pogodbe ipd. pod pogojem, da omenjene osebe to delo opravljajo osebno, so vključene v delovni proces vašega podjetja ali pri svojem delu večinoma uporabljajo sredstva v lasti podjetja.
Posebno pozornost je pri tem potrebno nameniti tudi osebam, ki delo opravljajo preko s.p., se pa pri tem vključujejo v delovni proces delodajalca ali pa uporabljajo njegova sredstva.
Podrobnejša evidenca o izrabi delovnega časa
Dopolnjeni 18. člen ZEPDSV-A je razširil obstoječi obseg podatkov, ki jih je potrebno dnevno vpisovati v evidence o delovnem času.
Popolna in zakonsko skladna evidenca delovnega časa mora po novem vsebovati sledeče podatke (podatki od vključno 8. točke naprej so novi podatki):
- podatke o številu ur,
- skupno število opravljenih delovnih ur s polnim delovnim časom in s krajšim delovnim časom od polnega, z oznako vrste opravljenega delovnega časa,
- opravljene ure v času nadurnega dela,
- neopravljene ure, za katere se prejema nadomestilo plače iz sredstev delodajalca, z oznako vrste nadomestila,
- neopravljene ure, za katere se prejema nadomestilo plače v breme drugih organizacij ali delodajalcev in organov, z oznako vrste nadomestila,
- neopravljene ure, za katere se ne prejema nadomestilo plače,
- število ur pri delih na delovnem mestu, za katera se šteje zavarovalna doba s povečanjem oziroma na katerih je obvezno dodatno pokojninsko zavarovanje, z oznako vrste statusa,
- čas prihoda na delo in odhoda delavca z dela,
- izraba in obseg izrabe odmora med delovnim časom,
- opravljene ure v drugih posebnih pogojih dela, ki izhajajo iz razporeditve delovnega časa (zlasti opravljene ure nočnega, nedeljskega, izmenskega, prazničnega dela, dela v deljenem delovnem času in druge oblike razporeditve delovnega časa, določene z zakonom ali kolektivno pogodbo),
- opravljene ure v neenakomerno razporejenem delovnem času ali v začasno prerazporejenem delovnem času in
- tekoči seštevek ur v tednu, mesecu oziroma letu, iz katerega je razvidno referenčno obdobje, ki se upošteva za neenakomerno razporeditev in za začasno prerazporeditev polnega delovnega časa.
- Obvezna hramba evidenc o delovnem času
- Novela ZEPDSV-A v novem, petem odstavku 19. člena, izrecno zahteva, da mora delodajalec evidence o izrabi delovnega časa hraniti na svojem sedežu ali na kraju opravljanja dela delavca.
- Pri tem se še opozarja, da se evidence o izrabi delovnega časa hranijo kot listina trajne vrednosti, kar pomeni, da njihovo uničenje ni dovoljeno.
- Na podlagi novega 19.a člena bo lahko nadzorni organ, v primeru ugotovljenih kršitev, vezanih na delovni čas, delodajalcem naložil obvezo elektronskega vodenja evidence delovnega časa. Elektronsko vodenje evidence delovnega casa bo torej obvezno za delodajalce kršitelje, katerim bo izrečena pravnomočna globa zaradi kršitev zakonskih določb delovnega časa ali/in vodenja evidenc o izrabi delovnega časa. Obveznost elektronskega vodenja evidenc iz novega 19.a člena zakona se uporablja za prekrške, storjene po 20. 5. 2023
- Elektronsko vodenje evidenc delovnega časa je obvezno samo v primeru UGOTOVLJENIH KRŠITEV, vezanih na delovni čas, storjenih po 20.5.2023.
- Predlog za elektronsko vodenje evidence delovnega časa lahko delodajalcu podajo tudi zaposleni, in sicer preko sindikata ali sveta delavcev (19. b člen ZEPDSV-A). Delodajalčeva dolžnost je, da se do predloga opredeli (v 30 dneh). Če predlog zavrne, mora podati pisno utemeljitev in o zavrnitvi obvestiti Inšpektorat RS za delo.
Določitev glob in sankcij
Sankcioniranje in višino glob za kršenje določb o vodenju evidenc delovnega časa, ureja spremenjen 23. člen ZEPDSV-A ter nova 23.a in 23. b člen. Globe za prekrške v zvezi z vodenjem evidenc delovnega časa so določene v razponu od 1.500 do 20.000 EUR (za manjše delodajalce in s.p. nižje). Za kršitve v zvezi z elektronskim vodenjem evidenc delovnega časa so globe višje, in sicer od 3.000 do 20.000 EUR
Novost je tudi možnost sankcioniranja odgovornih oseb delodajalca. Slednjim se lahko dodatno naloži plačilo globe od 150 do 2.000 EUR. Za ugotovljene kršitve v zvezi z elektronskim vodenjem znašajo globe za odgovorne osebe od 300 do 2.000 EUR.
