Nuove regole sulle tenute dei registri dell'orario di lavoro

Il 20 novembre 2023 le aziende dovranno iniziare ad applicare le modifiche o le innovazioni apportate dalla legge sulle modifiche e integrazioni alla legge sui registri nel campo del lavoro e della previdenza sociale (Gazzetta Ufficiale della Repubblica di Slovenia, n. 50/ 23, di seguito: ZEPDSV-A) nella pratica.

L'emendamento impone numerosi obblighi aggiuntivi ai datori di lavoro relativi alla tenuta dei registri sull'utilizzo dell'orario di lavoro e vengono anche rafforzate le disposizioni relative alla sanzione delle violazioni relative all'orario di lavoro.

L'obiettivo principale delle innovazioni adottate è quello di fornire una base più trasparente per un controllo efficace sull'osservanza delle disposizioni legali in materia di orario di lavoro, rispetto delle pause, riposo e altri diritti dei lavoratori legati all'orario di lavoro. Un orario di lavoro regolamentato e il rispetto delle pause e dei periodi di riposo prescritti dalla legge sono estremamente importanti dal punto di vista del ripristino della forza fisica del lavoratore, della sua efficienza lavorativa e della garanzia della sicurezza e della salute sul lavoro.

La modifica alla ZEPDSV-A specifica più precisamente quali persone sono tenute a tenere i registri dell'orario di lavoro, quali dati devono essere visibili nei registri dell'orario di lavoro e anche il diritto dei dipendenti ad essere informati su questi dati.

La tenuta dei registri dell'orario di lavoro è diventata obbligatoria nel 2006 con l'adozione della legge sui registri nel campo del lavoro e della previdenza sociale (Gazzetta Ufficiale della Repubblica di Slovenia, n. 40/06, di seguito: ZEPDSV) e non è stata modificata né integrata fino all'emendamento ZEPDSV-A.

Le principali novità apportate dall'emendamento ZEPDSV-A

Una nuova definizione del termine lavoratore

La modifica della ZEPDSV-A, integrando la definizione di lavoratore (modifica dell'articolo 2, nono trattino, della ZEPDSV-A), amplia la cerchia delle persone per le quali è previsto l'obbligo di tenere un registro delle ore di lavoro.

Secondo la nuova legge, è considerato lavoratore ai sensi della legge, oltre ai soggetti che hanno un rapporto di lavoro, chiunque presti lavoro per un datore di lavoro a qualsiasi titolo giuridico, purché lo svolga personalmente e sia compreso nel processo lavorativo del datore di lavoro o utilizza principalmente risorse per eseguire lavori che fanno parte del processo lavorativo dell'utente.

In pratica, ciò significa che la registrazione dell'orario di lavoro è obbligatoria anche per tutti gli studenti e i dipendenti a tempo parziale che svolgono un lavoro tramite un contratto d'autore o un contratto, ecc. a condizione che dette persone svolgano tale lavoro personalmente, siano coinvolte nel processo lavorativo della vostra azienda o nel loro lavoro utilizzino principalmente beni di proprietà della società.

Un'attenzione particolare dovrebbe essere prestata anche alle persone che svolgono un lavoro tramite un lavoratore autonomo, ma sono coinvolte nel processo lavorativo del datore di lavoro o utilizzano le sue risorse.

Registri più dettagliati sull'utilizzo dell'orario di lavoro

L'articolo 18 modificato della ZEPDSV-A ha ampliato la gamma esistente di dati che devono essere inseriti quotidianamente nei registri dell'orario di lavoro.

Un registro delle ore di lavoro completo e a norma di legge ora deve contenere i seguenti dati (i dati dal punto 8 in poi sono nuovi dati):

dati sul numero di ore,
il numero totale di ore lavorate a tempo pieno e part-time, con l'indicazione del tipo di orario di lavoro lavorato,
ore lavorate durante il lavoro straordinario,
ore non lavorate per le quali viene percepita una compensazione salariale dai fondi del datore di lavoro, con un'etichetta indicante il tipo di compensazione,
ore non lavorate, per le quali il compenso viene ricevuto a spese di altre organizzazioni o datori di lavoro e autorità, con un'etichetta del tipo di compenso,
ore non lavorate per le quali non viene percepita la compensazione salariale,
il numero di ore di lavoro sul posto di lavoro, per il quale è considerato il periodo assicurativo con aumento, o per il quale è obbligatoria un'assicurazione pensionistica aggiuntiva, con l'indicazione del tipo di status,
l'orario di arrivo del dipendente al lavoro e di partenza dal lavoro,
utilizzo ed entità del ricorso alle pause durante l'orario di lavoro,
ore lavorate in altre condizioni di lavoro particolari derivanti dalla distribuzione dell'orario di lavoro (in particolare, ore lavorate di notte, di domenica, a turni, durante le festività, lavoro in orari di lavoro condivisi e altre forme di distribuzione dell'orario di lavoro determinate dalla legge o dal contratto collettivo ),
ore lavorate in orari di lavoro distribuiti in modo disomogeneo o in orari di lavoro temporaneamente ridistribuiti e
totale attuale delle ore nella settimana, nel mese o nell'anno, che indica il periodo di riferimento preso in considerazione per la distribuzione non uniforme e per la ridistribuzione temporanea dell'orario di lavoro a tempo pieno.
Conservazione obbligatoria delle registrazioni dell'orario di lavoro
La modifica alla ZEPDSV-A, nel nuovo, quinto comma dell'articolo 19, richiede esplicitamente che il datore di lavoro tenga un registro dell'utilizzo dell'orario di lavoro presso la sua sede o nel luogo in cui viene svolto il lavoro del dipendente.
Va inoltre notato che i registri sull'utilizzo dell'orario di lavoro sono conservati come documento di valore permanente, il che significa che non è consentita la loro distruzione.
Sulla base del nuovo articolo 19a, l'autorità di controllo potrà, in caso di accertate violazioni relative all'orario di lavoro, imporre ai datori di lavoro l'obbligo di conservare registrazioni elettroniche dell'orario di lavoro. La tenuta della documentazione elettronica sull'orario di lavoro sarà quindi obbligatoria per i datori di lavoro trasgressori che saranno soggetti ad una sanzione definitiva per aver violato le disposizioni di legge sull'orario di lavoro e/o sulla tenuta di registri sull'utilizzo dell'orario di lavoro. L’obbligo di conservazione dei registri elettronici previsto dal nuovo articolo 19a della legge si applica ai reati commessi dopo il 20.05.2023
La tenuta del registro elettronico delle ore di lavoro è obbligatoria solo in caso di VIOLAZIONI IDENTIFICATE relative alle ore di lavoro commesse dopo il 20/05/2023.
I dipendenti possono presentare al datore di lavoro una proposta per la registrazione elettronica dell'orario di lavoro, in particolare tramite il sindacato o il comitato aziendale (articolo 19 b ZEPDSV-A). È dovere del datore di lavoro decidere sulla proposta (entro 30 giorni). Se rifiuta la proposta, deve fornire una giustificazione scritta e informare del rifiuto l'Ispettorato del lavoro della Repubblica di Slovenia.

Hai una domanda relativa alla determinazione delle multe e del registro delle sanzioni

Le sanzioni e l'importo delle ammende in caso di violazione delle disposizioni sulla tenuta dei registri dell'orario di lavoro sono disciplinati dal modificato articolo 23 della ZEPDSV-A e dai nuovi articoli 23a e 23b. Le sanzioni pecuniarie per i reati legati alla tenuta dei registri dell'orario di lavoro vanno da 1.500 a 20.000 euro (inferiori per i datori di lavoro più piccoli e simili). Le sanzioni per le violazioni legate alla gestione elettronica delle registrazioni dell'orario di lavoro sono più elevate, da 3.000 a 20.000 euro.

Una novità è anche la possibilità di sanzionare i responsabili del datore di lavoro. Quest'ultimo potrebbe inoltre essere condannato al pagamento di una multa da 150 a 2.000 euro. Le sanzioni previste per i responsabili per violazioni accertate in materia di gestione elettronica vanno da 300 euro a 2.000 euro.